О правильном взаимодействии

«Ай Пи Решения» – компания № 1 в Москве и Московской области для малого, среднего бизнеса и частных клиентов.*

*По данным исследования объема закупок оборудования у 5 крупнейших поставщиков в Москве и МО
16 Ноября 2018
195

IMG_5912-min (1).JPG

В статье расскажу  о проблеме взаимодействия сотрудников, как это мешает и как решить это проблему.


Как вы знаете, я погружен в перестройку системы управления компанией. Задача перейти от не системной работы малого бизнеса к управлению компанией с помощью регулярного менеджмента. В процессе выявляю процессы, которые тормозят работу.

-

В компании четко разделены функции, отдел продаж отвечает за продажи и коммуникацию с Клиентами. Инженерный отдел за технические решение и передачу в монтажный отдел. Монтажники за монтаж по техзаданию в заданный срок с соблюдением наших стандартов качества.

-

В теории все хорошо. 

На практике, как только вырастаем на 30% к предыдущему месяцу, начинают растягиваться сроки, снижаться эффективность отдельных сотрудников и появляются переработки.

-

Как это улучшить? Как изменить систему чтобы мы могли выдерживать темпы роста без колебаний по качеству?

Для начала погрузился в оперативную деятельность. В прямом смысле, встал на позицию руководителя монтажного подразделения. Увидел неэффективные взаимодействия, которые характерны для всех компаний, в которых работал.

-

Например, менеджер нашей компании ставит задачу инженеру пересчитать смету для Клиента. Инженер загружен выездами или расчетами, не успевает сделать это во время. Они на словах обсуждают вопрос и инженер берет время. На следующий день, инженер отвлекается на более приоритетный проект по его мнению.

-

Дальше, менеджер потеряв терпение, ставит задачу руководителю инженера и своему руководителю. Оба руководителя пытаются решить проблему, ведь нам важно не обманывать ожидания Клиентов. Кто-то решает проблему раньше, кто-то позже, оба человека тратят дополнительное время. Если такие ситуации встречаются часто, сотрудники загружены, результаты неудовлетворительны.

-

Думаю это распространенная проблема российских компаний, у нас как на известной картинке, царит хаос из-за импульсивных действий руководителей и сотрудников


2018-11-16_16-38-53.png


В примере, вижу две проблемы. Первая, отсутствие четких правил письменных коммуникаций и безответственное отношение к обязанностям. Разберем коммуникации.

-

Задачи назначаются письменно в электронной почте или CRM-системе. Задачи ставим по SMART-у, с указанием ожидаемого измеримого результата, четкого срока и важности. Принимающий задачу должен сразу дать обратную связь, написать принял ли задачу, согласен ли со сроком или попросить скорректировать. Если задача системная, можно жестко регламентировать срок на выполнение задачи.

-

В теме письма или задачи кратко описываем суть задачи. Отправляем письмо исполнителю, руководителей ставим в копию. В тексте пишем что конкретно нужно так, чтобы вопросов не возникало.

-

Тот кто поставил задачу, должен внести ее в список контроля. Если задача требует больше 1 дня, нужны промежуточные точки контроля. Выбирайте точки исходя из квалификации исполнителя, чем более квалифицированный и надежный, тем меньше контроля.

-

Для внедрения подхода, начинайте с себя. Если будете принимать только письменно поставленные задачи, постепенно сотрудники или коллеги придут к этому методу.

-

На первый взгляд кажется, что это дополнительная нагрузка. Посмотрите с другой стороны, письменные задачи сформулированы понятнее и короче, чем на словах. К письменной задаче можно вернуться в любой момент, смысл написанного не изменится. Если поставить задачу на словах, невозможно вспомнить детали. Кроме того, письма не отвлекают от важных дел, так как вопрос от подошедшего человека, поэтому если задача к вам не относится, то вы просто переадресовываете ее с комментарием.

-

Правильные коммуникации позволят с первого раза сделать работу как нужно, а не переделывать потом всем миром.


Автор:

Рисунок2.png